Queridos amigos del blog!!!
Hoy vamos a hablar de tareas y de cómo priorizarlas en función de un cuadrante muy sencillo pero altamente efectivo. De cómo priorizamos nuestras tareas va a depender nuestra productividad diaria.
Cuando sabemos priorizar nuestras tareas podemos conseguir más productividad con menos esfuerzo. Por el contrario el no saber priorizarlas va a conseguir terminar el día muy cansados y con la sensación de que nuestro rendimiento no ha sido el esperado.
Muchos son los días que tenemos organizadas nuestras tareas, pero nos van abordando los acontecimientos, y en consecuencia tenemos que improvisar y modificar nuestra planificación, ocasionando que terminamos el día no haciendo lo que teníamos planeado y habiendo realizado otras tareas que no siempre hubiese sino necesario tener que realizar en ese momento.
Por eso, hoy vamos a mostrarte un cuadrante que te puede ayudar a priorizar tus tareas diaria. Te puedo asegurar que si utilizas este criterio para priorizar tus tareas vas a conseguir con éxito poder ser más productivo con mucho menos esfuerzo.
Por tanto, vamos a catalogar nuestras tareas en función de 4 variables, estas variables son; Urgente, no urgente, importante y no importante. Una vez que pasemos nuestras tareas por el criterio de estas cuatro variables las catalogaremos es uno de los 4 cuadrantes y es entonces cuando podremos determinar su prioridad y su ejecución.
Vamos allá con esta catalogación de las tareas.
1º Cuadrante: Urgente e Importante.
Cuando tengamos una tarea que tras estudiarla es urgente e importante, se trata entonces de una tarea que debemos de acometer de forma inmediata. Estas tareas no pueden ser pospuestas y deben de acometerse con la máxima prioridad.
Si nos organizamos bien, en este cuadrante de máxima prioridad solo deberían de llegar tareas inesperadas, de no ser así algo estamos haciendo mal. Cuando surgen demasiadas cosas urgentes e importantes quizás esto sea síntoma de que postergamos esas cosa que son importantes y el tiempo se nos echa encima y las convertimos también en urgentes.
Por tanto, es muy importante no postergar aquellas cosas que son importantes porque sino estaremos inmersos en un alto estrés ocasionado por la consecuencia de dejar todas las cosas hasta el último momento y que todas se conviertan en urgentes e importantes.
¡Recuérdalo! Lo urgente y lo importante afróntalo de inmediato, pero haz que se trate de tareas imprevistas y no recurrentes.
2º Cuadrante: Importante y No urgente.
Aquellas tareas que son importantes pero que no son urgentes debemos de agendarlas. Debemos de planificar un determinado momento para acometerlas. Una vez que las planificamos debemos de cumplir con la agenda y ejecutarlas en ese momento que hemos elegido.
Tal como hemos comentado antes, si no cumplimos esa planificación tan solo conseguiremos que caigan en ese cuadrante primero que hemos comentado y las tengamos que realizar de forma urgente sin más remedio, a sabiendas de que esto no siempre posibilita tener la ejecución más optima.
Debemos tener muy en cuenta que las tareas que caen en este cuadrante de las importantes y no urgentes se trata de tareas quizás vitales para nuestros intereses a medio y largo plazo. Por tanto no nos confiemos de no necesitar ejecutarlas de inmediato ya que sin darte cuenta en un abrir y cerrar de ojos se habrán convertido en urgente y ya será tarde.
¡Recuérdalo! Planifica este tipo de tareas y cumple con la planificación.
3º Cuadrante: Urgente y No Importante.
Se trata este de un cuadrante muy interesante. No todas las tareas que son urgentes son importantes. La urgencia exige que se ejecute de inmediato, pero al no ser importantes… ¿Realmente debemos de ejecutarlas nosotros mismos?
La tareas que caen en este cuadrante son las que debemos de delegar. Estas tareas, por tanto, son tareas que nos resultan muy difíciles de catalogar en este tercer cuadrante. En primer lugar por la resistencia de todo ser humano a delegar tareas a otras personas. En segundo lugar por la subjetividad a la hora de determinar que tarea es importante y cuál no lo es.
Entonces, cuando tenemos este tipo de tareas solo tenemos dos opciones, o delegarlas o negociar un plazo para transformarlas en no urgentes y poder organizar nuestra labor de otro modo.
En el mundo empresarial estas tareas son las ideales para dar participación, confianza y desarrollo a los miembros de tu equipo.
¡Recuérdalo! Estas tareas son una gran oportunidad para aprender a delegar y hacer participe a colaboradores en una labor de equipo.
4º Cuadrante: No Urgente y No Importante.
Vamos con el cuarto y último cuadrante. Se trata del cuadrante donde caen todas esas tares que son nuestras ladronas de tiempo. Se trata de tareas que no son urgentes y que no son importantes. Lo malo es que seguramente si profundizamos en ellas, si siquiera son necesarias.
Con este tipo de tareas lo que tenemos que hacer es evaluarlas y en la medida de lo posible eliminarlas de nuestra agenda y de nuestro día a día. Como os decía son tan solo ladrones de tiempo y de energía. Solo sirven para que no podamos dedicarnos de lleno a aquellas tereas que de verdad son importantes.
¡Recuérdalo!, detecta estas tareas y elimínalas de tu día a día, no sirven para nada, solo para limitar tu producción y tus posibilidades.
Queridos amigos del blog!!
Tomad consciencia de estos 4 cuadrantes en los que catalogar vuestras tareas. No esperéis a que las tareas lleguen para catalogarlas. Anticiparos al menos una vez a la semana para saber como proceder con cada una de ellas o de lo contrario casi todas caerán al cajón desastre y estresante de lo importante y urgente. Cuando todo o casi todo cae en ese cajón, debes saber que estás lejos de tu mejor versión.
Feliz semana!!