Nadie que esté estresado en el trabajo puede ser feliz. Ya hablamos en anteriores post del estrés y que lo producía. Descubrimos como la voz interna que nunca calla nos inculcaba miedos futuros que disparaban nuestro cortisol (Que es la hormona del estrés) y nos mantenía estresados.
Pero hoy vamos a hablar del desbordamiento laboral no por nuestros pensamientos sino por nuestras tareas. A veces, por no decir muchas veces, no gestionamos bien el tiempo en nuestro trabajo, y al no gestionarlo bien nos falta tiempo para realizar todas las tareas que necesitamos o deberíamos hacer.
Por todo esto hoy vamos a intentar dar alguna pincelada para desenmascarar a algunos ladrones de tiempo. Hay muchos, tendríamos para más de un programa o post sobre este tema, pero vamos a centrarnos en algunos importantes en estos tiempos que corren.
¡Ah! Muy importante, tus colaboradores no se molestarán por el contenido de lo que debes implantar, pero si lo hará su ego por las formas de cómo lo comuniques. Dale mucha importancia a esto. Es vital.
1.- Los emails
Recibimos muchos emails pero realmente no todos son necesarios, muchos son publicidad y muchos son email en los que te ponen en copia pero que no hay que hacer ninguna acción con respecto a ellos más allá de estar enterado del asunto. A veces ni siquiera eso.
El volumen de email es tal que estamos fuera de horario de trabajo respondiendo emails que realmente no son necesarios o si lo son pero no los hemos contestado porque hemos perdido el tiempo con los que no lo eran.
Por tanto es importante disminuir esa bandeja de entrada para no saturarla. Para disminuirla debemos de hacer saber a esas personas, que por favor solo manden emails necesarios para el trabajo e incluso que asuntos que se puedan solucionar con una llamada de 2 minutos opten por esta forma de comunicación.
También es importante determinar un tiempo de trabajo para esta tarea, centrarse en los emails y ser lo más productivos para dar respuesta al máximo de correos electrónicos.
2.- Las llamadas de teléfono
Este es el ladrón de tiempo por excelencia, te llaman dejas lo que estás haciendo y luego tienes que volver a coger el hilo de la tarea que dejaste a medias. Por eso hay que centrarnos en la tarea que estamos haciendo para hacerla rápido y bien. Para esto es necesario no coger el teléfono. La mayoría de las llamadas no solo no son urgentes sino que son además innecesarias.
El no coger el teléfono no significa olvidarnos de la llamada. Significa no coger el teléfono cuando estamos inmersos en una tarea para que esta sea óptima y devolver esa llamada cuando estimemos que es el mejor momento. Algunos clientes con los que he trabajado este tema han elegido devolver llamadas en sus traslados en coche para optimizar ese tiempo muerto. Al principio nos reprocharan que no cojamos el teléfono, luego se darán cuenta de que devolvemos la llamada cuando lo vemos oportuno.
3.- Las interrupciones
Muchas veces perdemos el tiempo por interrupciones innecesarias de compañeros o colaboradores. Vienen preguntan un tema cualquiera, les solucionas el problema y tenemos que volver a retomar la concentración de lo que estábamos haciendo. Si nuestros compañeros o colaboradores saben que les atenderemos en cualquier momento vendrán cada vez que les surja una duda sin reparos. Esto será para nosotros un gran ladrón de tiempo, ese mismo tiempo que luego nos va a hacer falta para terminar nuestras tareas y no estar desbordado.
Para evitar las interrupciones tendremos que estipular a nuestros colaboradores un tiempo determinado para despachar con ellos. La experiencia con mis clientes cuando hemos tomado acción para corregir este ladrón de tiempo ha sido muy satisfactoria. En primer lugar hemos conseguido disminuir las interrupciones (siempre hay alguna y además es necesaria) y por otro lado hemos optimizado no solo nuestro tiempo sino el del colaborador, ya que ocurrían dos cosas; al ver que no podían consultar la duda la resolvían por ellos mismos y también acumulaban tres o cuatro dudas para el momento en que venían a consultarlas resolverlas. De este modo hemos evitado que interrumpieran su trabajo y el nuestro en más de una ocasión al día.
4.- El whatsapp y Redes Sociales
El whatsapp y las redes sociales se han convertido en una herramienta más de trabajo. El teléfono es un ladrón de tiempo brutal. Por eso es importante revisar el whatsapp cada cierto tiempo y no cada vez que llegue un mensaje. Yo personalmente hago barridas cada dos horas. Eso me permite estar centrado en mi trabajo sin tener interrupciones por algún mensaje. Esto lo hago desde hace más de un año con aquello que comentaba en uno de los programas de los lunes creativos. Los lunes Invento una mejora, la pruebo durante la semana y si funciona la dejo en mi vida. Yo deje esta de consultar el whatsapp cada dos horas y me va fenomenal.
¡Cuidado con tus ladrones de tiempo! No les dejes actuar y mejorará notablemente tu vida laboral y personal.
Feliz día!!
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